Früher gab es sie überall, die firmenintern ausgehängten Dienstpläne. Diese sind inzwischen oft verschwunden. Dies hat mehrere Ursachen: Zum Einen hat sich durch gleitende Arbeitszeiten in vielen Bereichen die direkte Notwendigkeit für solche Pläne erübrigt. Zum Anderen beinhalten Dienstpläne typischerweise personenbezogene Daten (pbD). Aber wie geht man damit um?
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet die Arbeitszeiten in einem Dienstplan rechtzeitig bekannt zu machen. Damit übt er auch sein Weisungsrecht gegenüber den Arbeitnehmern aus. Auf der anderen Seite ist der Dienstplan nach Bekanntgabe auch für den Arbeitgeber bindend und darf nicht willkürlich geändert werden. Das gibt auch den Arbeitnehmern Planungssicherheit.
Das Bundesarbeitsgericht hat festgelegt, dass neben dem Vor- und Nachnamen auch der Beginn und das Ende der jeweiligen Arbeitszeit enthalten muss. (BAG 28.10.1986, 1 ABR 11/85)
Wie bei jeder Verarbeitung von pbD bedarf es natürlich auch hier einer Rechtsgrundlage. Wie (fast) immer in Abhängigkeitsverhältnissen scheidet die Einwilligung nach § 26 BDSG Abs. 2 hier regelmäßig aus, da die Freiwilligkeit nicht gegeben ist und damit wäre die Einwilligung unwirksam. Da Einwilligungen zudem schnell zu widerrufen sind, kann dies ohnehin nicht das Mittel der Wahl sein.
Aber wenn wir schon beim § 26 BDSG sind, können wir ja auch direkt den Abs. 1 bemühen:
„Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies … nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung … erforderlich ist.“
Was darf nicht in einen Dienstplan, wenn dieser „im Betrieb“ ausgehängt wird? Urlaubstage dürfen hier nicht als solche gekennzeichnet werden, denn es darf nicht über Gründe von Abwesenheit informiert werden. Krankheits- und Fehltage dürfen hier auch nicht erscheinen. Zum Einen sind sie vorab nicht planbar und zum Anderen unterliegen Gesundheitsdaten einem besonderen Schutz. Natürlich gilt auch hier: Gründe für Abwesenheiten gehören nicht in den Dienstplan.
Wo dürfen Dienstpläne ausgehängt werden? In einem Bereich, den nur die betroffenen Mitarbeiter einsehen können, ist dies sicher unkritisch. Hier muss sicher auch nicht mit einer speziellen Zutrittskontrolle der Personenkreis eingeschränkt werden, da die Schutzwürdigkeit der Daten nicht besonders hoch ist. In öffentlich zugänglichen Bereichen dürfen Dienstpläne aber nicht ausgehängt werden.
Was heißt das in der Praxis? Der Eingangsbereich einer Firma, der auch von Besuchern, Vertretern und Gästen frequentiert wird, ist nicht geeignet. In Büros, die typischerweise nur von den Mitgliedern einer Abteilung genutzt werden, kann man Dienstpläne aber aushängen.